使い方は様々なので使いやす形も様々
こんにちは、会社で仕事をしていると、様々な形のエクセルを見ます。
エクセルは基本、表計算ソフトですが、
- 文章を書き込んだり
- 図形を差し込んだり
と使い方は自由で出来る事も幅広いと思います。
私は仕事上「データベース形式」と呼ばれる形でよく使います。
データベース形式を使う理由
データベース形式を使う理由としては、データの
- 加工
- 計算
- 集計
等々が行いやすいといった点があります。
関数にしても、ピボットテーブルでにしても、
データベース形式との相性は良いです。
EDAJIMAさんなら、このエクセルを何分で・・・
先日、仕事終わりに、会社の同僚の方にこんな質問をされました。
「EDAJIMAさんなら、このエクセルを何分で給与計算ソフトに
取り込める形式にできます？」
一見、良く見るデータです。これが最終のゴールなら良いのですが、
これを加工して集計等を行うとなると少し手間がかかります。
なので、私は「う～ん30分くらいですかね？」と答えて
その日は帰りました。
問題点は何？
さて、上の表の問題点を考えてみましょう！
一見、良くできた表に見えます。恐らく紙で提出されたら、
何の問題もないと思います。しかし、私が同僚の方から
聞かれたのは、「給与ソフトに取り込む形にする」
という状態です、これは先ほどの「データベース形式」
にする必要があります。ここでやっと問題点が見えてきます。
それは「縦横無尽に結合されたセル達です」。
いわゆる「セルの結合」と言われるやつです。
なんで問題なのか？
セルの結合も便利なエクセルの機能ですが、数字等を集計する上では
非常に都合が悪くなります😭具体的には「データベース形式」で使える
機能が使えなくなってしまうからです。データベース形式とは
「１セル１データ」なので、結合した時点で、これが崩壊してます😭
これを踏まえて先ほどの表を見ると、問題点が見てきます。
まあ30分はかかるな・・・って感じになります。
実際は名前も不規則だしデータ量も全然大きかったし、
給与計算ソフトの形式もあると思うので、30分はかかり
そうだと思いました。全体的にデータがグチャグチャ😭
でも便利な解決方法もあります！
エクセルにはセル結合の解除に関しても便利な機能があります。
使いやすい形は人それぞれですが、私は「データベース形式」に
する事が大多数なので、それなりの経験もあります。
(本当は無い方がよいのですが・・・😭)
次回から、それを説明していきたいと思います。
それでは、次回もエクセルで会いましょう！
