新しい仕事を始める時に、いつも付きまとう「引き継ぎ」はどこまでやるのが正解でしょうか？
「引き継ぎ」も色々なパターンがある
転職や転勤などすると、大なり小なり業務の引き継ぎがあります。前任者が退職してしまったパターンや、前任者が在籍中に引き継ぐパターンなどあると思います。引き継ぎ方も口頭であったり、書類にまとまってたり、データが作成されていたり、こちらも十人十色といったところです。
前任者が在籍中のパターン
前任者が他の仕事を行うため、会社にはいるが今の仕事を引き継がなければならない場合は「分からない事が聞ける環境」なので比較的スムーズに引き継ぎができるのかなと思います。ただ問題なのは「いるけど聞きにくい状況」です。前任者も新しい仕事を忙しそうにしてる事が多いので少し声をかけにく場合が多いです。
前任者が退職してしまったパターン
引き継ぎ時点で退職、もしくは数日で退職といったパターンは「わからない事が聞けない」パターンなので注意が必要です。実際、私が体験したパターンは
- ある程度の引き継ぎ書類があり
- プログラミングでかなりシステム化され
- 上司が一旦引き継いでいる
状況でした。これだけ見ると結構完璧な状況だと思いますよね。しかし、この引き継ぎには「何故そうなるのか」「どこからデータを持ってきてるか」等が一切ありませんでした。プログラミングが得意な方だったらしく、そういえば、ほんの少しの口頭での引き継ぎの時に口癖で「見ればわかる」を連呼してました。実際は「見ても分からない」だったので暫く地獄の業務になりました・・・うまく動いてたプログラムが動かなくなり、引き継ぎの書類には「このボタンを押す」しか書いてないので・・・全部理解するのに数年かかりました。しかも上司も程なく退職しまして・・・
完璧な資料は難しい
これまでは引き継ぐ側の話でしたが、自分が引き継がせる側の場合に、どこまでやれば良いのか？もちろん誰に何を聞かなくても円滑に仕事が出来る「完璧な引き継ぎ書」を作成できればOKですが、そんな時間もありませんし、完璧は不可能です。現実的には
- 適度な引き継ぎ書類
- 業務の本質の説明
- 程よいOJT
こんな所でしょうか？でも実際は「少なめの書類」と「大部分の口頭での説明」となります。いつ自分の業務を他の人にまかせても良い様に日頃から自分の業務の分析と言語化をしておきたいですね、余裕があればマニュアルなんて作っておけばGOODです。引き継ぎもスムーズにして楽しい夏休みを迎えたいですね。
それでは、次回も「ビジネス雑記」で会いましょう。
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