最近はデジタル化の波で書類の記入って仕事でもプライベートでも減って来たと思います。パソコンやスマホに頼りすぎていて、たまに文字を書こうとした時に「アレ・・・漢字が出てこない・・・」って事ありますよね。
少し前までは色んな書類が「手書き」だった
今でこそデジタル化の波でオンライン手続きとか増えましたが、少し前までは色んな書類が全て紙でした。仕事で取引先に出す書類やプライベートで役所に出す書類も紙が主流の時代がありました、まあ今でも紙の物もありますが・・・。
事務職に転職して仕事で書類を作成することになった
転職するまで取引先に出す「請求書」など作ったことなど全くなかったのですが、事務職に転職すると、それが日常業務になります。当時の私は右も左もわからない状態でしたが当時の先輩方が色々優しく教えてくれました。今ではごくごく当然の事としてやってますが
- 数字には三桁区切りでカンマを入れる
- 送付案内も同封する
- 合計額は必ず検算する
等々の基本的な事からイレギュラーな対応までみっちり教えて頂きました。
入社後暫くして「請求書」担当になった時
入社後は暫く先輩たちから色々ご指導頂き、着実に仕事を覚えていきました。その結果、数カ月後に「請求書担当」なる仕事を頂きました。初めて任される仕事で嬉しいのと不安がありましたが、サポート体制も万全だったので仕事に集中する事ができました。何が万全かと言うと仕事の流れが
- 私が「請求書」を作る
- 私の教育係の方が確認する
- 教育係の先輩が確認する
- 所属長が承認する
つまり私が作った書類を三人の先輩・上司が確認するのです、その書類に対する心配はありませんね。
記入後にミスに気付いた時
問題は記入ミスに自分で気付いた時です。世の中には「指定請求書」なる書類があり、これを得意先から買っているため「ミスする→余計な経費が掛かる」的な雰囲気があります。もちろんミスが無ければ掛からなかったので余計な経費と言われるとそれまでですが、ミスのない人間なんて・・・ほとんどいませんよね。請求書担当になってから数カ月後に気が緩んだのでしょう単純な記入ミスをしました。「どうしよう？」
見てない時に捨てちゃえ
職場は仕事柄かなり堅めの方が多かったです、仕事中も結構な緊張感で仕事をしていました。そこで「ミスっちゃいました」とはとても言いにくい感じでしたが仕事が前に進まないため私にとって一番距離の近い教育係の先輩に小さな声で「書き間違えてしまったのですが、どうすればいいですか？」と聞きました。私は「修正液で直せ」「二重線で訂正しろ」とか言われるのかと思ってたら、涼しい顔で請求書を丸めて足元のごみ箱にポイっと・・・。
「上の人が見てない時に捨てちゃえ」との事「私は捨ててる」との事です。少し安心感が湧きました、もう少し堅い方かと思ってたのですが少しリラックスして仕事ができるようになりました。「現場で捨てても気付かない」との事でした。何枚ミスったかなんて数える方が手間ですね。今はなかなか「手書き」ってないので良い思い出です。でも転職したての私には衝撃的な内容でした。
良い子はマネしない方が良いですね、それでは、次回も「ビジネス雑記」で会いましょう。
