前回に続き「引き継ぎ」について私の実体験を基に綴りたいと思います。
参考までに前回の記事を
短すぎる引き継ぎ期間
私の実体験ですが、転職で入社した会社で、求人自体が「即戦力」を求めていたので「引き継ぎ期間短いのかな～」なんて考えながら入社すると、前任者は後十日で退職との事で「急いで引き継いでくれ」との入社早々にミッションが下りました。「いや無理だな～」と心では思いながら「頑張ります」とミッションに取り掛かります。
転職組では良くある事ですが前任者の退職が決まってから慌てて後任者の採用活動を開始するパターンです。十日って短すぎじゃないですか・・・
必要最低限にも程がある
案の定というか十日で引き継げたのは・・・ほとんどありませんでした。幸いにも前任者の方が業務マニュアル的な引き継ぎ書を作成してくれていて暫くは、それを片手に業務を進めていました。しかし、そのマニュアルには「このタイミングでこのボタンを押す」とかのプログラミングである適度自動化された「ワンクリック」でなんとかなってしまう様な業務と、それの説明書でした。まさに必要最低限です。なので何が起こってるか、さっぱりわかりません。何のデータかもさっぱりわかりません。必要最低限にも程があります。でも当時の上司が引き継いでくれていたハズ・・・
引き継ぐ側も必要最低限
前任者が去り際に「引き継ぎ期間が短すぎるので、あなたの上司にも引き継ぎの説明をしておいた」との事です。「最初に言ってくださいよ～」これで一安心じゃないですか～なんて考えてたんですが甘かったです。
上司も「ワンクリック」の事しかわかりません。前任者がメンテナンスしている時は良かったのですが、この「ワンクリック」が徐々に機能しなくなって行きます。
トラブルで気付く引き継ぎの核心
程なくして私の業務は崩壊します。だってワンクリックと引き継いだだけなので・・・ワンクリックで終わらないとパニックです。「何の計算？」「データはどこから？」「誰が入力したの？」何もわかりません。ただ当時の私は画期的な打開策もなく、一から分かりそうな人に聞いて内容を確認していきました。引き継ぎ当時の前任者の口癖は「見ればわかる」でしたが、私の感想は「見てもわからない」でした。ワンクリックも素晴らしいのですが、もう少し情報が欲しかったです。抽象的ですが最低限欲しかったのは業務に対して
- 何故
- どこ
- 誰
５W1Hとか良く言いますが、最低限の情報は必要ですね完璧なシステムなんて無いので・・・。
情報は多すぎてもダメですが、少なすぎるのもダメですね。適度な情報のマニュアル作りが日頃から出来ていれば突然の引き継ぎでも安心して対応できますね。それでは、次回も「ビジネス雑記」で会いましょう。
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