自分の業務の把握って意外と出来ていないですよね……サラリーマンって忙しいので無理もないです。
業務の棚卸と良く言うが
色んなところで良く業務の棚卸なんて言葉を聞きます。要するに自分が行っている業務をしっかり把握していますか？と言う事でしょうが、何故そんな事が必要なのでしょうか？
細分化の第一歩は可視化
目の前の業務にひたすら全力で取り組む、その日暮らしみたいな仕事にやり方も良いですが、仕事なので計画性とかあった方が良いですよね。色んな仕事を並行して進めてるが自分が今何をしてるかわからな～い、となるとゴールが見えませんね。
自分業務での棚卸の第一歩は業務の可視化ですね。商品も「何が何個ある」と言うのが不明な状態では販売も仕入れも中途半端になるように、業務も「何がどのくらい」は必要だと思います。
可視化したら言語化する
順番が逆になる場合もありますが、可視化と言語化がワンセットです。言語化したものが可視化されている状態がゴールです。コレがあると例えば業務の引き継ぎがメチャクチャスムーズです。だって引き継ぎマニュアルが既に作成済みみたいな状態ですから……
細分化するレベルについて
業務は会社によって、職種によって、人によって違うので明確なラインはありませんが、細分化は出来るだけ細かくやった方が良いと思います。やはり多くの業務をこなすサラリーマンは一つ一つの仕事を全て覚えているのは不可能なので再現性を高めるためにも「出来る限り細かく」が良いです。でも「パソコンの電源を入れる」とかみたいな細かすぎる内容は必要ないと思います。ポイントとしては自分以外の誰かでも出来るレベルです。
業務を細分化するメリット
業務を細分化して可視化・言語化するメリットとしては
- 自分の業務を網羅的に理解できる
- 細分化する事で無駄を発見できる
- 効率的に業務を組み立てる事が出来る
- 手伝ってもらう時に仕事を渡しやすい
- 引き継ぎも容易に出来る
他にもありますが、例えば業務が細分化されていれば「後10分」と言う時に自分に「10分の仕事」を用意する事が出来ます。中途半端に終わらなかったり、無駄な残業をする事もありません。
もちろん、ある程度自分で仕事をコントロールできる状況でないと成立しませんが、細分化して言語化してあれば業務の「漏れ」や「抜け」も防げます。言語化が出来ていても細分化が出来ていないと「まとまった時間が必要な業務」だらけになってしまい結果として効率が上がらない事になります。細分化する事の最大のメリットは「大きな仕事も細かく進められる」事です。隙間時間に細分化された仕事をコツコツ進める事で全体の進捗が上がるので効率化が進みます。終業時間まで残り少ない時には「数分で終わる」細分化された業務を選べば無駄な残業はしなくて済むので爽やかに帰れます。仕事をやり残して帰るよりきっぱり終わらせた方が家でのビールも美味しいですね。
それでは、次回も「ビジネス雑記」で会いましょう。
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