EDAJIMAのエクセル&ビジネス雑記

エクセルとビジネス雑記について

【エクセル】で効率的に

今日もエクセル、昨日もエクセル、明日もエクセル・・・

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エクセルはビジネスの現場には欠かせないツールとなっており
「エクセルを使わない日は無い」というビジネスマンも多数
いるでしょう。しかし、使用頻度の高いエクセルを効率的に
使えているビジネスマンはごく一部だと思います。何故でしょう?

  • 学校で教育を受けていない
  • 会社で教育を受けていない
  • 引き継いだまま仕事をやってる
  • 仕事が忙しくて学ぶ時間がない

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他にもあると思いますが、ざっくり、こんな感じかな~と思います。
理由は人それぞれですが、それでも
「エクセル業務は明日も明後日もやってきます」

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よくエクセルを使う人ほど効率的に仕事をするべき

でも、良く考えると「忙しく学ぶ時間が無い」って変ですよね?
確かに、猫の手も借りたいくらい忙しいビジネスマンも多々いると
思いますが、私は逆だと思います。つまり

「忙しい人ほど効率化すべき」

私も以前は忙しい時に「そんな時間は無い」と思ってました。

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とりあえず、今月の処理が終わったら、なんか考えよう・・・
とりあえず、今月の処理が終わったら、なんか考えよう・・・
とりあえず、今年の処理が終わったら😭😭😭😭😭

そんな事考えてるうちにも時間は過ぎます、時間は待ってくれません
スグに月次処理がやってきて・・・

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こんな感じになります😱😱😱
しかし、私は途中で「ある事」に気付きました

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最大限の効果で効率化するには

私の場合の「忙しい」の大きな要因は下記でした。

  • 作業量が多く
  • 毎月一定のタイミングでやる
  • ごくごく定型的な作業を
  • 毎回、気合の手作業で行う

ブラック労働一直線です。なんとかせねば🤔
これの問題点は大きく二つ

  • 正確性
  • 作業効率

この二つが、本人に頼りっきりの仕事になってしまいます。
しかし、私は逆に

  1. 作業量の多い定型的な仕事を
  2. 毎月繰り返し自動で行えば
  3. 正確なデータが効率的にできる

と思ったのです。心掛けたのは、とにかく
「ボリュームの大きい作業の自動化」です。
これが効率化を最大限に活かすと思ったからです。

あとは手段の問題

後は手段の問題ですが、エクセルには色んなツールが用意されてます

  • ワークシート関数
  • ピボットテーブル
  • テーブル
  • パワークエリ
  • VBA

どれも効率化には非常に役立ちます。要はやる気次第です。

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下に行くにつれて難易度は上がりますが、その分
自動化とかで出来る事も増えます。
効率化は更なる効率化につながります。
最初は、ほんの少しの効率化だが、空いた時間で更なる効率化
コレを繰り返すと、気付くと激的な効率化になってます。
効率化の恩恵としては

  1. 時間に余裕ができる
  2. 時間に余裕があると精神的に余裕がでる
  3. 精神的に余裕がでるとミスが減る
  4. ミスが減ると仕事のクオリティが上がる
  5. 仕事のクオリティが上がると信頼も上がる

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まだまだありますが、恩恵は一つではないという事です。
つまり、「忙しい人ほどエクセルで効率的に業務を」
という事です。このブログでも効率化の手助けとなる
ような関数とか、その他の機能について触れているので、
是非、他の記事もご覧ください。
それでは、次回もエクセルで会いましょう。