Excelの効率化を考える一因となった「複合転記」との向き合い方を綴ります。
「複合転記」とは私が勝手に名付けてるのですが、要するに、
- 一度入力した数字や
- 一度集計した数字を
- 何度も何度も
- 何度も何度も
- 別の場所に入力する事
をそう呼んでます。何故こんな事になったかというと、転職直後の引継ぎで「この数字をこっちのエクセルのここに入力」みたいな引継ぎをしました。当時も若干「なんでだろう？？？」と思いましたが、今思えば、その後の「転記地獄」の始まりでした。当時右も左もわからぬまま、日々の仕事に追われて、とにかく引き継いだままに仕事をやってました。しかし、少し仕事に慣れてきた時に、ふと疑問が・・・
「なんで同じ数字を何度も何度も何度も・・・・入力するのだろう？？？」
紙に鉛筆で書いてるなら分かるが、表計算ソフトのExcelで意味あるのだろうか？
何のために、この作業をやっているのだろう？？？
そこで最初は、どう考えても同じ数字を使う場所には「=」イコールで自動転記を行いました。コレとっても簡単ですが、意外と効果あります、参照なんて言い方もしますが
色んな資料の色んな場所にコレを使うだけで、結構な効率化に成功しました、というより「なんで入力してたんだろう？？？」といった感じ、で、一番多いのが下記の感じ
左は重複転記、右は自動転記。
自動転記にしないと、数字が変わるたびに全ての数字を再度手入力しなければいけなくなります。今ではとにかく「重複転記」はしたくないので、様々なテクニックを駆使して、一回の入力で済ませるようにしてます。だから、そうでないExcelを発見した時は立ち止まって改修作業を行います。そこでは、少し時間を取られますが、長い目で見たとき、良く使うExcelで何度も同じ入力をしないのであれば、そっちのが時短になると思います。これも、とっても単純だけど知ってると知らないでは大違い！
